Pengertian Surat Dinas: Fungsi, Jenis dan Cara Membuatnya

Qilat.id – Pengertian Surat Dinas: Fungsi, Jenis dan Cara Membuatnya dengan Benar. Memahami pengertian surat dinas sangat penting dalam dunia bisnis atau pemerintahan. Surat dinas merupakan alat komunikasi tertulis yang diterbitkan oleh pemerintah dan memiliki sifat yang resmi. Oleh karena itu, penulisan surat dinas harus menggunakan bahasa baku dan sopan.

Sebagaimana pembuatan surat efektif pada umumnya, surat dinas harus ditulis dengan sederhana, ringkas, jelas, dan menarik. Ini akan mempermudah penerima surat dinas dalam memahami isi surat dan mengambil tindakan yang sesuai.

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah salah satu jenis surat yang digunakan oleh instansi pemerintah maupun perusahaan untuk mengirimkan atau meminta informasi tertentu. Surat dinas memiliki format yang khusus dan seringkali ditandai dengan adanya nomor urut, tanggal diterbitkan, dan stempel dari instansi yang mengeluarkan.

Surat dinas juga sering disebut sebagai surat tugas, surat perintah, atau surat edaran. Dalam hal ini, surat dinas memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan tugas sehari-hari sebuah organisasi. Baik itu instansi pemerintah maupun perusahaan, surat dinas seringkali menjadi alat komunikasi yang paling efektif dan efisien.

Pengertian Surat Dinas Menurut Para Ahli

1. Pengertian Surat Dinas Menurut Badudu (1986: 92)

Pengertian surat dinas adalah surat resmi yang menggunakan bahasa yang sesuai dengan aturan dan format yang berlaku. Ini meliputi struktur kata dan kalimat, penggunaan tanda baca, pemakaian alinea dan paragraf, dan sebagainya.

Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang tepat dan sistematis sesuai dengan format yang berlaku. Hal ini bertujuan agar surat dinas dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima surat.

2. Pengertian Surat Dinas Menurut Soedjito dan Solchan (1999: 30)

Pengertian surat dinas adalah surat yang diterima atau dikirimkan antar kantor pemerintah atau swasta. Dalam hal ini, surat dinas harus ditulis dengan bahasa baku dan sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

Bahasa yang digunakan dalam surat dinas harus efektif, yaitu sederhana, ringkas, jelas, sopan, dan menarik. Penggunaan bahasa yang tepat dan sesuai dengan kaidah memastikan bahwa surat dinas dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima surat.

3. Pengertian Surat Dinas Menurut Mustakim (1994)

Pengertian surat dinas adalah bentuk alat komunikasi tertulis yang mengacu pada tugas dan kegiatan dinas suatu instansi. Surat dinas memainkan peran penting dalam memastikan tugas dan kegiatan dinas terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

4. Pengertian Surat Dinas Menurut Sudaryono (1983: 34)

Pengertian surat dinas adalah surat resmi yang diterbitkan oleh pemerintah atau institusi yang berkaitan dengan tugas dan kewajiban mereka. Surat dinas memiliki status sah dan diterima sebagai dokumen resmi oleh pihak yang menerimanya.

5. Pengertian Surat Dinas Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Pengertian surat dinas adalah surat yang diterbitkan dan dikirimkan langsung oleh lembaga pemerintah yang mengatur tugas dan tanggung jawab mereka. Biasanya, surat dinas tidak terkena biaya tambahan dan diterima sebagai dokumen resmi.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki berbagai macam fungsi, antara lain:

1. Memberikan perintah: Surat dinas sering digunakan untuk memberikan perintah tertentu kepada anggota organisasi.
2. Mengirimkan informasi: Surat dinas juga digunakan untuk mengirimkan informasi penting kepada anggota organisasi.
3. Menyampaikan hasil kajian: Surat dinas dapat juga digunakan untuk menyampaikan hasil kajian suatu kegiatan atau proyek.
4. Meminta informasi: Dalam hal ini, surat dinas dapat digunakan untuk meminta informasi tertentu dari anggota organisasi.

Jenis-Jenis Surat Dinas

Menurut tujuannya, ada 7 jenis surat dinas, diantaranya:

1. Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah sebuah bentuk surat dinas yang berisi deskripsi tentang penyerahan otoritas atau wewenang dari satu pihak kepada pihak lain yang memiliki kepercayaan untuk melakukan tugas karena pihak pertama tidak mampu melakukannya sendiri.

Ada dua jenis surat kuasa yang memiliki dasar hukum yang berbeda, yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Surat kuasa umum tercantum dalam Pasal 1796 KUH Perdata, sementara surat kuasa khusus terdapat dalam Pasal 1795 KUH Perdata.

2. Surat Perintah

Surat perintah adalah jenis surat resmi yang berisi perintah dan instruksi yang diterbitkan oleh instansi atau pihak yang berada dalam posisi atau jabatan lebih tinggi. Biasanya ditujukan kepada bawahan atau pegawai yang harus melaksanakan tugas sesuai dengan isi surat tersebut. Beberapa contoh surat perintah yang sering dibuat adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan banyak lainnya.

3. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk memberikan informasi tentang sesuatu yang diterima oleh pihak penerima. Surat ini mengantarkan sesuatu yang diterima agar pihak penerima memahami maksud dan tujuan dari apa yang diterimanya.

4. Surat Edaran

Surat Edaran adalah salah satu jenis surat dinas yang secara khusus ditujukan kepada kelompok tertentu. Dalam isinya, surat ini memuat pemberitahuan tentang suatu kegiatan atau hal penting. Baik ditujukan kepada beberapa orang atau kepada banyak pihak secara serentak. Surat Edaran sering ditemukan di sekolah, misalnya dalam bentuk surat pengumuman libur ujian yang dikirim kepada orangtua murid.

5. Surat Undangan

Surat Undangan adalah jenis surat yang digunakan untuk meminta kehadiran atau partisipasi seseorang atau kelompok orang dalam acara tertentu. Contoh dari surat undangan adalah surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan masih banyak lainnya.

6. Surat Keterangan

Surat keterangan adalah jenis surat dinas yang mengandung informasi dan penjelasan mengenai kegiatan atau hal tertentu yang berkaitan dengan seseorang atau suatu hal.

7. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah jenis surat resmi yang berisi informasi yang perlu diketahui oleh semua anggota lingkungan kerja. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua pihak yang terkait memiliki pengetahuan yang benar tentang hal yang perlu diketahui. Contohnya adalah surat pemberitahuan untuk dinas.

Cara Membuat Surat Dinas

1. Format Surat Dinas

• Format surat dinas selalu mengikuti standar yang sama, yaitu:
• Ukuran kertas: Ukuran kertas yang digunakan untuk surat dinas biasanya adalah ukuran A4.
• Font: Font yang digunakan pada surat dinas biasanya adalah font Times New Roman dengan ukuran 12.
• Spasi: Spasi yang digunakan pada surat dinas biasanya adalah spasi 1,5.
• Margin: Margin atas, bawah, kiri, dan kanan biasanya adalah masing-masing 2,5 cm.

2. Syarat Surat Dinas

• Menggunakan Format Surat Dinas Standar: Surat dinas harus dibuat dengan format yang teratur dan sesuai dengan standar surat resmi. Format yang baik akan membuat surat dinas terlihat lebih rapi dan profesional.
• Isi yang Singkat, Padat, dan Jelas: Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas. Tujuannya agar pembaca tidak merasa bosan dan bisa memahami inti pesan yang ingin disampaikan.
• Bahasa yang Bahasa Baku dan Sopan: Bahasa yang digunakan dalam surat dinas harus bahasa baku dan sopan. Penggunaan bahasa yang mudah dimengerti juga akan membuat surat dinas lebih mudah dipahami oleh pembaca.
• Menciptakan Citra yang Sesuai: Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga atau instansi yang mengeluarkannya. Hal ini akan memperkuat posisi dan citra baik dari lembaga tersebut.
• Format Penulisan yang Baik: Format penulisan dalam surat dinas harus baik dan sesuai dengan format surat dinas. Hal ini akan membuat surat dinas terlihat lebih profesional dan mempermudah pembaca dalam memahami isi surat dinas.

Dengan memperhatikan hal-hal di atas, diharapkan surat dinas yang dibuat memiliki kualitas yang baik dan profesional.

3. Struktur Surat Dinas

Struktur Surat dinas memiliki beberapa bagian penting yang harus ada, antara lain:

• Kepala surat (kop surat)

– Logo dari agensi atau institusi

– Nama agensi atau institusi tersebut

– Alamat, nomor telepon/faks dan informasi tentang agensi/lembaga terkait.

• Nomor surat

Setiap instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat harus memiliki nomor surat. Nomor tersebut membantu untuk mengidentifikasi jumlah surat yang diterima dalam setahun.

• Tanggal surat

Sangat penting untuk mencantumkan tanggal pembuatan surat. Tanggal ini memberikan informasi kapan surat tersebut dibuat dan diterbitkan, sehingga membantu penerima untuk menentukan prioritas dan mempercepat tindak lanjut jika diperlukan.

• Lampiran atau hal: Lampiran seringkali ditambahkan untuk mendukung informasi yang tertulis dalam surat itu sendiri. Lampiran ini biasanya berupa dokumen atau berkas lain yang berkaitan dengan topik yang dibahas dalam surat.
• Alamat tujuan: Dalam surat resmi, alamat tujuan harus dicantumkan secara lengkap untuk mempermudah pengiriman surat tersebut.
• Salam pembuka: Dalam surat resmi, penggunaan bahasa yang sopan dan formal sangat penting. Kata-kata yang dipilih harus memperlihatkan profesionalisme dan sikap hormat kepada penerima surat.
• Isi surat: Bagian isi dari surat resmi adalah unsur penting yang tidak dapat dipisahkan. Informasi yang terdapat dalam konten harus akurat, jelas, dan tidak bertele-tele.
• Salam penutup: Salam penutup merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam surat resmi, menunjukkan perilaku yang baik dan sopan dalam berkomunikasi melalui surat.
• Tanda tangan pengirim surat: Bagian ini bertujuan untuk memasukkan identitas dari pengirim surat, termasuk nama dan merek dari institusi atau agensi yang bertanggung jawab.
• Tembusan: Salinan atau tembusan bisa dilakukan jika si pengirim surat resmi ingin memastikan bahwa surat tersebut juga diterima dan diketahui oleh pihak lain.

Contoh Surat Dinas

Berikut adalah contoh surat dinas yang diterbitkan oleh sebuah instansi pemerintah:

 

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Jalan Jenderal Sudirman

Jakarta

 

Kepada

Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

Jalan Jenderal Sudirman

Jakarta

 

Nomor: 111/D/2022

Tanggal: 10 Februari 2022

 

Perihal: Perintah Pelaksanaan Kegiatan Belajar Mengajar

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan belajar mengajar pada tahun ajaran baru, maka kami dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan memberikan perintah kepada Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah untuk segera melaksanakan kegiatan tersebut.

Kegiatan belajar mengajar harus dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan harus dipimpin oleh kepala sekolah setempat. Dalam pelaksanaannya, harus memperhatikan standar prosedur yang telah ditetapkan dan memastikan bahwa kegiatan berlangsung dengan lancar.

Kami berharap agar Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah dapat melaksanakan perintah ini dengan sebaik-baiknya dan memastikan bahwa kegiatan belajar mengajar berlangsung dengan sukses.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,

 

Kepala Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

 

Tanda tangan

 

Kesimpulan:

Dalam artikel diatas, kami membahas tentang pengertian surat dinas, fungsi surat dinas, jenis surat dinas dan bagaimana membuat surat dinas yang baik. Surat dinas adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan dalam dunia kerja atau bisnis untuk menyampaikan perintah, instruksi, atau laporan.

Untuk membuat surat dinas yang baik, beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain format penulisan, font, spasi, dan margin. Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang sopan dan formal, serta harus mengandung informasi yang jelas dan mudah dipahami.

Contoh surat dinas yang diterbitkan oleh sebuah instansi pemerintah juga diberikan dalam artikel ini sebagai acuan bagi pembaca. Surat dinas seperti ini biasanya digunakan untuk memberikan perintah atau instruksi kepada unit kerja tertentu.

Dengan memahami pengertian surat dinas, fungsi surat dinas, jenis surat dinas dan cara membuat surat dinas yang baik, diharapkan dapat membantu pembaca dalam membuat surat dinas yang profesional dan memiliki tujuan yang jelas.